La segreteria rappresenta il biglietto da visita dello studio odontoiatrico, esso rappresenta il fulcro di tutta la vita amministrativa e organizzativa ed è il primo posto in cui i pazienti cominciano il loro iter odontoiatrico.
Essere addetti al Front office non è cosa da poco, bisogna saper gestire e organizzare una quantità elevata di documenti, pratiche e archivi, rispettare lo scadenziario tenendo a mente ogni singolo dato per non lasciare nulla al caso.
La comunicazione è sicuramente una delle caratteristiche fondamentali che bisogna possedere e sviluppare, poiché bisogna sapersi relazionare con tutti quelli che entrano in contatto con la clinica, siano questi fornitori, o referenti ed ovviamente c’è il rapporto con i pazienti.
La relazione che si crea tra segreteria e pazienti è molto importante, per loro questo è un primo step, un primo luogo dove poter riversare dubbi, perplessità, chiedere consigli o semplicemente ricevere un sorriso incoraggiante ed è proprio qui che si instaura quel rapporto struttura-paziente di fiducia e affidabilità che è alla base di tutto.
In questa prima fase è estremamente importante che la segreteria dia al cliente-paziente un’esposizione chiara e trasparente di quelli che saranno i costi delle relative cure odontoiatriche previste dal piano terapeutico concordato per evitare ai pazienti sorprese finali sgradite.
Di vitale importanza è la raccolta dei dati dei pazienti, che non si limita al semplice cognome e recapito ma abbraccia tutta quella serie di informazioni cliniche che ne costruiscono un’anamnesi quanto più dettagliata possibile onde evitare spiacevoli complicanze.
Un’attenzione particolare è dedicata ai pazienti cardiopatici e diabetici dove la quantità di farmaci assunti è tale da obbligarci a tenere sempre sotto controllo anche il minimo cambio di dosaggio.
Ultimo ma non per importanza è il rapporto con i medici, il quale si costruisce coordinando le loro azioni tramite la gestione di piani di cure stabiliti, fornendo schede apposite, e ponendo le condizioni necessarie affinchè il lavoro venga svolto al meglio, favorendo un rapporto di vera collaborazione e stima reciproca tra ogni collaboratore all’interno della struttura stessa.
Musto Pasquale
Responsabile del Front Office della Clinica Dentale Bava
